Ayobaca.id, Pekanbaru - Untuk memudahkan dan efesiensi pengiriman berbasis elektronik, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Pekanbaru, menggunakan Sistem Informasi Pengiriman Dokumen (Siap Men). 

Untuk diketahui, Siap Men adalah aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengiriman dokumen secara elektronik ke masyarakat melalui email oleh Disdukcapil Kota Pekanbaru. 

"Aplikasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan dan pengiriman dokumen Akte Lahir, Kartu Keluarga, Akte Kematian, Akte Nikah, Akte Perceraian dan dokumen yang bersifat file elektronik yang dapat dikirim menggunakan email," kata Kepala Disdukcapil Kota Pekanbaru, Irma Novrita, Rabu (17/7/2024).

Irma menjelaskan, dalam era digital saat ini, efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan dokumen menjadi prioritas utama, terutama untuk dokumen kependudukan yang bersifat sensitif. 

"Sebelumnya, pengiriman dokumen kependudukan dilakukan melalui aplikasi pesan instan seperti WhatsApp. Meskipun praktis, metode ini memiliki beberapa kelemahan, terutama dalam hal keamanan data," ujarnya.

Pelayanan adminduk telah tertuang dalam Perda Kota Pekanbaru Nomor 4 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan.

Dimana dalam Pasal (1) poin 31 berbunyi Aplikasi Pelayanan adalah aplikasi pendaftaran administrasi Kependudukan secara daring yang dibangun oleh Dinas.

Tidak hanya itu, di Pasal 4 yang tertuang dalam Perda juga dibunyikan setiap penduduk mempunyai hak untuk memperoleh dokumen kependudukan, pelayanan yang sama dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, perlindungan atas data pribadi, kepastian hukum atas kepemilikan dokumen, informasi mengenai data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil atas dirinya dan/atau keluarganya. 

Berikut cara menggunakan aplikasi Siap Men 

1. Masyarakat selaku pemohon membuka Aplikasi SIAP Men pada tautan https://appdukcapil.pekanbaru.go.id/siapmen 

2. Masyarakat mengisi Formulir Pengiriman Dokumen yang disyaratkan pada aplikasi, yaitu:

- Nomor Permohonan / Nomor Resi yang sudah didapat dari aplikasi sebelumnya 

- Nomor Handphone yang masih aktif

- Nama Aplikasi yang digunakan saat melakukan pengajuan permohonan 

- Lalu melakukan centang pada kolom Setuju dengan kententuan yang berlaku, setelah itu menekan tombol Kirim. Setelah itu akan tampil halaman detail permintaan dokumen. 

3. Masyarakat melakukan pemeriksaan email konfirmasi bahwa pengguna telah melakukan permintaan dokumen pada aplikasi Siap Men. 

4. Pemintaan diproses oleh petugas. Dokumen yang dimohonkan akan disiapkan petugas dan akan dikirimkan melalui email yang telah didaftarkan dan akan terlampir dengan dokumen kependudukan masyarakat. (*)